Geldwäscheprüfung im Anmarsch?
Keine Panik – Bundesländer veröffentlichen gemeinsamen Hinweiskatalog
Die aktuelle Fassung des Geldwäschegesetzes ist schon vor einigen Jahren in Kraft getreten, bereitet in der Umsetzung aber oftmals noch Schwierigkeiten. Besonders deutlich wurde dies bei einer im Jahre 2018 von der BVfK-Rechtsabteilung besuchten Geldwäschetagung der FIU („Financial Intelligence Unit“), einer vom Zoll eingerichteten Zentralstelle für Finanztransaktionen mit Sitz in Köln, die am Ende viele Fragen offenließ. Licht ins Dunkle soll nun ein von den Bundesländern abgestimmter Katalog mit Auslegungs- und Anwendungshinweisen bringen, der Wissenswertes zum Umgang mit Verdachtsmeldungen, Risikoanalysen und Geldwäscheprophylaxe im Allgemeinen enthält. Sind Autohändler damit für die nächste Prüfung durch die zuständige Aufsichtsbehörde gewappnet?
Was ist für den Autohandel relevant? Das Wichtigste kompakt herausgefiltert!
Die veröffentlichten Hinweise beziehen sich nur an sehr wenigen Stellen auf die Besonderheiten des Kfz-Handels. Das mag daran liegen, dass alle Güterhändler vom Gesetz gleichbehandelt werden, weshalb die nachfolgende Übersicht als kurzer allgemeiner Leitfaden für den Kfz-Handel dienen kann, und im Grunde wenig Neues, aber viel Wissenswertes enthält.
I. Sorgfaltspflichten einhalten
Güter- und damit auch Kfz-Händler, haben nach dem Geldwäschegesetz gewisse Sorgfaltspflichten einzuhalten. Diese können entweder ausgelöst werden, wenn
– gesetzlich definierte Schwellenwerte überschritten werden (1.).
oder
– Tatsachen darauf hindeuten, dass die Transaktion zur Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung genutzt wird (2).
1. Erreichen von Schwellenwerten
Know-Your-Customer-Prinzip
Wird eine Bargeldzahlung von mehr als 10.000 € angenommen (die Inzahlungnahme von Pkw zählt nicht als Bargeldannahme), muss der Geschäftspartner bzw. die für diesen auftretende Person sowie der eventuell vom Geschäftspartner abweichende „wirtschaftlich Berechtigte“ vor dem Vertragsschluss identifiziert werden. Die Geschäftsbeziehung muss außerdem kontinuierlich überwacht werden. Zur besseren Veranschaulichung hilft einer von zahlreichen online abrufbaren und nahezu gleichlautenden Dokumentationsbögen, die als Vorlage dienen und nach Belieben verwendet werden können (z. B. Dokumentationsbogen)
Bei natürlichen Personen sind Vorname u. Nachname, Geburtsort und -datum, Staatsangehörigkeit, Wohnanschrift, Art des Ausweises, Ausweisnummer und die ausstellende Behörde zu ermitteln und dokumentieren.
Bei juristischen Personen hingegen Name und Bezeichnung des Unternehmens mit Rechtsform, Registernummer, Anschrift des Sitzes sowie die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans (z.B. mehrere Geschäftsführer einer GmbH).
Risikomanagement
Wird eine Bargeldzahlung von mehr als 10.000 € nur ein einziges Mal, auch bei aufgesplitteten Zahlungen, angenommen, muss das Unternehmen ein geeignetes Risikomanagement einrichten. Hierzu zählen
– Die Risikoanalyse
– Unternehmens- und betriebsinterne Sicherungsmaßnahmen
Im Umkehrschluss gilt: Nehmen Sie keine Barzahlungen oberhalb der 10.000 € – Grenze an oder tätigen sie solche, sind Sie nicht verpflichtet, ein dauerhaftes Risikomanagement einzurichten. Aber Vorsicht: Werden Barzahlungen über 10.000 € künstlich gesplittet und stehen diese Teilbeträge in einem inneren Zusammenhang, löst auch dies die Pflichten nach dem GWG aus.
Risikoanalyse
Die Risikoanalyse soll aufzeigen, welchen Risiken ein Unternehmen in Bezug auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ausgesetzt ist. Anhand dieser Risiken sollen entgegenwirkende Maßnahmen festgelegt werden. Die Risikoanalyse ist einmal für den gesamten Betrieb zu erstellen und schriftlich zu dokumentieren, sollte aber bestenfalls im Jahresrhythmus überprüft und ggf. geupdatet werden. Aufsichtsbehörden richten auf die Risikoanalyse ein besonderes Augenmerk!
Grob kann man die Risikoanalyse in folgende Bereiche unterteilen:
1. Bestandsaufnahme (Grunddaten des Unternehmens inkl. Rechtsform, Größe, Struktur, Filialen etc.; Unternehmensstandort und geografisches Umfeld; Kunden-, Vertriebs- und Produktstruktur; Mitarbeiter)
2. Bestimmung und Bewertung der Risiken
Für Letzteres enthält das Gesetz einen umfangreichen Katalog, der Anhaltspunkte für ein hohes oder niedriges Risiko enthält. Auf Antrag kann die Befreiung von der Pflicht zur Risikoanalyse erfolgen, wenn nachgewiesen wird, dass die individuellen Risiken erkannt und verstanden wurden. Es wird aber grundsätzlich empfohlen, die Risikoanalyse anzufertigen, um Gefahren frühzeitig zu erkennen. Der Erstellungsaufwand bewegt sich je nach Unternehmensstruktur in einem vertretbaren Rahmen.
Interne Sicherungsmaßnahmen
Hierzu zählen z.B.
– Erstellung betriebsinterner Richtlinien zur Umsetzung der Pflichten
– Mitarbeiteranweisungen/Merkblätter/Checklisten
– Überwachungs- und Monitoring-Systeme
– Festlegung von verantwortlichen Personen (i.d.R. der Geschäftsführer)
Ggf. ist ein Geldwäschebeauftragter zu bestellen. Hierzu besteht grundsätzlich nur im Finanzsektor eine Verpflichtung. Tipp: Schauen Sie aber auf den Internetseiten Ihres Bundeslandes nach, ob dort ggf. Allgemeinverfügungen erlassen wurden, die eine Verpflichtung auch für andere Sektoren enthalten!
Verdachtsmeldungen…
… sind auszusprechen, wenn Tatsachen vorliegen, die darauf hindeuten, dass der Transaktion strafbare Handlungen zugrunde liegen, Terrorismusfinanzierung im Raum steht, oder der Vertragspartner den wirtschaftlich Berechtigten der Transaktion nicht offenlegen will. Unstimmigkeiten im Verhalten des Vertragspartners reichen bereits aus! Die Meldepflicht besteht unabhängig vom Wert der Transaktion.
Die Meldungen sind unverzüglich über das Portal goAML einzureichen oder bei Störung auf dem Postweg.
Die Nichtmeldung verdächtiger Transaktionen kann mit hohen Bußgeldern geahndet werden!
2. Tatsachen deuten auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung hin
In diesen Fällen sind unabhängig vom Erreichen des Schwellenwerts die Daten des Kunden im gesetzlich vorgesehenen Umfang zu ermitteln (siehe unter 1. „Know-Your-Customer“) und Verdachtsmeldungen einzureichen. Wann jedoch von derartigen Tatsachen auszugehen ist, bleibt oftmals unklar. Der Zoll hat hierfür sogenannte „Typologie-Papiere“ veröffentlicht. Diese sind allerdings nur erhältlich, wenn Sie sich in vorgenanntem Portal (goAML) anmelden. Im Zweifel entscheidet aber ohnehin „das Bauchgefühl“.
II. Zusammenfassung
Die vorstehende Darstellung mag lang wirken, konzentriert sich aber nur auf das absolut wesentliche. Die vollständigen Hinweise können unter anderem hier abgerufen werden: >>>www.iww.de/s4514. Das etwa 80 Seiten-lange Dokument kann der vertieften Übersicht dienen, aber leider immer noch keinen Aufschluss darüber geben, wann z.B. eine Pflicht zur Meldung der Transaktion beim Transparenzregister ausgelöst wird, deren Vernachlässigung hohe Bußgelder nach sich ziehen kann.
Die Umsetzung der Dokumentationspflichten ab Bargeldannahmen über 10.000 € dürfte in der Regel nicht sonderlich schwerfallen, sind die zu erfassenden Daten doch strikt vorgegeben und anhand zahlreicher im Internet abrufbarer Vordrucke relativ leicht zu dokumentieren, was allerdings auch zwingend geschehen muss.
Die übrigen Pflichten, die bei einer bereits einmaligen Annahme von Bargeld in Höhe von 10.000 € ausgelöst werden, also insbesondere Risikoanalyse und betriebsinterne Sicherungsmaßnahmen, können hingegen das ein oder andere Fragezeichen ins Gesicht zaubern. Der BVfK bietet hier gerne Unterstützung bei der Erstellung an und berät je nach konkreter Forderung der Aufsichtsbehörde, sofern eine Prüfung ansteht, oder bestenfalls auch vorsorglich, denn wird man einmal zur Übersendung von Nachweisen aufgefordert, bleibt oftmals nicht mehr allzu viel Zeit.
Natürlich ist jede Behörde eigen, nutzt den gesetzlich vorgegebenen Spielraum anders aus und macht von unterschiedlichen Fristen Gebrauch. Zur Vermeidung eines Bußgeldes hilft aber oft schon, dass man überhaupt versucht hat, den Anforderungen des Geldwäschegesetzes gerecht zu werden. Keine Risikoanalyse wird von Hause aus perfekt sein. Unternimmt man aber überhaupt nichts oder nur äußerst lückenhaft, kann es teuer werden.
Die wichtigsten Links nochmal in Kürze:
Vollständige Hinweise der Bundesländer: >>>www.iww.de/s4514
Verdachtsmeldungen und Abruf von Typologie-Papieren: >>>www.goaml.fiu.bund.de/Home
Dokumentationsbogen zur Datenerfassung: >>>www.stmi.bayern.de
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