Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen: Betriebe müssen ab dem 1. Januar 2025 auf E-Rechnungen umstellen
Das neue Wachstumschancengesetz sieht vor, dass Betriebe stufenweise ab dem 1. Januar 2025 auf E-Rechnungen umstellen müssen. Mit dem Wachstumschancengesetz will die Bundesregierung Unternehmen wettbewerbsfähiger machen und den Standort Deutschland stärken. Der Umstieg auf die E-Rechnung soll hierbei ein wichtiger Baustein sein, um die Digitalisierung in den Betrieben zu beschleunigen. Die BVfK-Rechtsabteilung klärt in dem folgenden Beitrag über die unterschiedlichen zeitlichen Stufen der Einführung der E-Rechnung auf.
Was ist eine E-Rechnung und welche Vorteile bietet sie?
Ende März 2024 haben der Bundestag und der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz nach längeren Debatten zugestimmt. Neben steuerrechtlichen Änderungen und Digitalisierungsimpulsen sieht das Gesetz auch die Umstellung von der Rechnung in Papierform hin zur E-Rechnung vor, mit dem Ziel die Unternehmen in Deutschland zu entlasten. Mit einer E-Rechnung meint das Gesetz einen Datensatz, der in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Den Anforderungen hieran genügt ein einfaches PDF explizit nicht. Auf dem deutschen Markt etabliert haben sich derzeit die Formate XML-Datensatz („X-Rechnung“) und ZUGFeRD-Rechnung („PDF mit Datensatzanhang“).
Die Umstellung auf die E-Rechnung wird zunächst mehr Aufwand bedeuten, welcher sich in der Zukunft jedoch auszahlen könnte. Ein entscheidender Vorteil der E-Rechnung:
Bisher mussten Rechnungen auf Papier oder im PDF-Format immer von den Betrieben geprüft werden, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben aufgeführt sind. Dieser Prüfschritt dürfte künftig entfallen, da E-Rechnungen zwingend alle Pflichtangaben enthalten. Damit können Betriebe in Zukunft bei der Rechnungsstellung und dem Rechnungserhalt deutliche Zeitersparnisse erwarten.
Ab wann muss der Umstieg für Betriebe erfolgen?
Das Wachstumschancengesetz sieht folgenden stufenweisen Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung vor:
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen (z. B. auch betriebliche Telefon- oder Stromrechnung) zu empfangen und in einem elektronischen und revisionssicheren Archivierungssystem aufbewahren können. Der Empfang wird voraussichtlich meist per E-Mail erfolgen.
- Auch das Versenden von E-Rechnungen wird Pflicht. Bis zum 31. Dezember 2027 dürfen – mit Ausnahme der nachfolgenden Regelung für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 EUR – zwar weiterhin andere elektronische Formate oder Papierrechnungen versendet werden. Hierfür ist jedoch eine Einwilligung des Empfängers erforderlich!
- Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen bei einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR ausschließlich E-Rechnungen an Geschäftspartner ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2028 sind auch alle anderen Unternehmen verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich E-Rechnungen auszustellen. Ausnahmen gelten für Rechnungen im Wert von unter 250 EUR.
Der BVfK empfiehlt seinen Mitgliedern, bereits jetzt Vorbereitungen dafür zu treffen, dass es zu dem jeweiligen Stichtag keine Schwierigkeiten mit dem Empfangen sowie dem Versenden von E-Rechnungen mehr gibt. Alle Unternehmen müssen ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Es bedarf daher Lösungen für den Erhalt der Rechnung, ggfs. Lesbarmachung, Prüfung und Zahlung sowie Archivierung und Weiterleitung an den Steuerberater. Vor dem Hintergrund der Zustimmungspflicht des Empfängers, falls keine E-Rechnung versendet wird, bietet es sich zudem an, die E-Rechnung auch im Versand ab dem 1. Januar 2025 einzuführen, um unnötige Verwaltungsmehrarbeiten zu vermeiden. Hierzu sollten sie unbedingt frühzeitig mit ihrem dem eigenen Steuerberater Kontakt aufnehmen. Dieser kann sicherlich Produkte der entsprechenden Anbieter empfehlen.
Bei Rückfragen wenden Sie sich gerne per E-Mail an
Ihre BVfK-Rechtsabteilung